نقص كتيبات العمليات يعيق نموك؟
محتويات:
1. هل تفتقر إلى أدلة التشغيل الوظيفية؟
2. استخدم نظامًا لكتابة أدلة التشغيل الخاصة بك!
3. نعم ، لكن شعبي لا يكتبون / لن يكتبوا الأشياء!
4. لكن الناس سوف يكتبون الأشياء - إذا ...
5. دعوة للعمل.
1. هل تفتقر إلى أدلة التشغيل الوظيفية؟
تعتمد الأعمال التجارية الكبرى على الأنظمة وليس الأشخاص.
هذا لأنه يمكنك نسخ الأنظمة ، ولكن ليس الأشخاص.
إذا لم يستطع عملك تكرار النتائج القابلة للبيع ، فلن يستمر. الازدواجية هي قانون بقاء الطبيعة.
إذا كانت مؤسستك تفتقر إلى أدلة العمليات ، فسيكون نموك ونجاحك محدودًا بسبب عدم وجود نظام قابل للتكرار (موثق).
2. يمكنك استخدام نظام لكتابة أدلة العمليات الخاصة بك!
الأشخاص غير العاديين لا يبنون أعمالًا عظيمة. ينتج الأشخاص العاديون نتائج غير عادية باستخدام نظام مزدوج. هذه هي الطريقة التي تبني بها مشروعًا تجاريًا رائعًا.
كلما طورت أدلة عمليات جيدة بشكل أسرع ، كلما كان لديك عمل رائع بشكل أسرع!
3. نعم ، لكن شعبي لا يكتبون / لن يكتبوا الأشياء!
سوف تسمع الكثير من الأعذار والمواقف التي تفسر لماذا لا يكتب الناس أدلة العمليات.
"ليس لدينا ما يكفي من الوقت".
"إنها ليست وظيفتي! لقد وظفتني لأكون [مديرًا ، أو مبرمجًا ، أو محاسبًا ، أو مهندسًا ، أو أيًا كان]. أنا لست كاتبًا!"
"أكره أن أكتب. من يحتاجها!"
"كلما شعرت بالرغبة في الكتابة ، أستلقي حتى يزول الشعور."
"الأمر مختلف هنا. الأشياء تتغير بسرعة كبيرة. في اللحظة التي نكتب فيها شيئًا ما ، يصبح عفا عليه الزمن ..."
هذه اعتراضات نموذجية يعبر عنها الناس. لكن أحد أكثر المخاوف التي تم التعبير عنها من قبل الأمم المتحدة هو:
"إذا قمت بتوثيق وظيفتي في دليل العمليات ، فيمكن استبدالي! سأفقد وظيفتي!"
لا عجب أن القليل من المنظمات لديها أدلة عمليات!
4. لكن الناس سوف يكتبون الأشياء - إذا ...
. وفقط إذا تمكنوا من تحقيق فائدة!
لنواجه الأمر. يمكنك تنمية مؤسستك فقط إذا كان بإمكانك ترقية موظفيك و / أو استبدالهم. وبالتالي ، لا يمكنك أن تتحرك أنت وفريقك إلا إذا كان بإمكانك استبدال أنفسكم.
ويمكنك القيام بذلك عن طريق توثيق مواقفك في أدلة عمليات جيدة التنظيم.
"مايك! هل تقول أنه من خلال كتابة الأشياء في كتيبات العمليات ، سوف نتلقى المزيد من العلاوات ، والترقيات ، والإجازات."
قطعاً!
لا تتوفر هذه الأشياء الجيدة بدون نمو شركتك وازدهارها!
هل تعلم أن معظم الشركات الناشئة تفشل بينما تنجح معظم الامتيازات. تستخدم الامتيازات الناجحة نظام إدارة موثق ... باختصار ... أدلة التشغيل!
"لكن مايك ، شركتنا ليست 'امتيازًا!"
ولا لي.
لكن SMS لديها نظام إدارة موثق ، بما في ذلك حوالي 13000 صفحة من كتيبات التشغيل.
عندما يريد أي شخص أو أنا معرفة كيفية القيام بشيء ما ، كل ما نحتاج إليه هو سحب دليل من الرف. ما الذي يمكن أن يكون أسهل؟ هناك ما يقرب من الصفر من "المعرفة القبلية" هنا.
يمكننا الانتقال في أي لحظة بأقل قدر من المتاعب.
أعرف العديد من الشركات التي أرادت الانتقال من كاليفورنيا.
فجأة ، واجهوا توظيف العديد من الموظفين الجدد عديمي الخبرة في ولاية أخرى.
فجأة ، واجهوا كتابة (غير كافية) كتيبات عمليات حرفياً كما هي معبأة!
صدقوني ، الموظفون النازحون كانوا أقل من متعاون! وقد ورث أولئك الذين انتقلوا للعمل مع الشركة مشاكل هائلة بسبب ضعف التوثيق أو عدم وجوده.
لذا ، هذه نصيحتي. ابدأ الآن!
قم بتطوير مجموعة من أدلة العمليات حيث تقوم بجمع المعلومات التي تحكم كيفية عمل وظائف شركتك.
في SMS ، لدينا ملف واحد على الأقل مكون من 3 حلقات لكل مركز في مخطط المؤسسة الخاص بنا.
قم بتطوير أدلة التشغيل الخاصة بك بتنسيق قياسي يحتوي على المعلومات التالية على الأقل لكل منصب.
المساءلة - حدد مسؤوليات المركز.
المعايير - حدد معايير الوظيفة. قم بتضمين السياسات التي تحدد / تحد من سلطة المنصب والسلوك العام لصاحب المنصب.
تعليمات العمل - حدد كيفية تنفيذ عمل المنصب.
معلومات عامة - قدم معلومات حول مؤسستك ومنتجاتك وخدماتك ومنافسيك وما إلى ذلك. قم بتضمين المواد الأخرى التي تثري فهم صاحب المنصب لبيئة العمل.
الواجهة - وصف كيفية تعامل الموضع مع:
موقعها المتفوق.
المناصب التابعة لها.
موقف (مواقف) الأقران مع الاتصال المتكرر.
مناصب الموظفين من غير الأقران مع الاتصال المتكرر.
"العالم الخارجي" (العملاء ، البائعون ، إلخ).
يمكنك تصميم الكتيبات الخاصة بك بحيث تحتوي على خمسة أقسام لكل منها على النحو التالي.
قسم الوظيفة
قسم الشركة / المنتجات
قسم السياسة السياسات على مستوى الشركة:
قسم النظم خطط العمل ، نماذج النماذج ، المخططات الانسيابية ، البرامج النصية ، المواد الإضافية ، إلخ.
قسم المنطق شرح المبادئ الكامنة وراء عمل الوظيفة.
5. دعوة للعمل.
للمراجعة ، يتم تجميع أدلة التشغيل الخاصة بك